やるべきこと、つまりタスクを忘れないようにするための方法としてパッと思い浮かぶものは、
- カレンダーアプリ（Google Calendar など）のリマインドを使う
- ToDoアプリのリマインドを使う
- コンピュータの付箋アプリを（ついていればリマインドも）使う
- 紙媒体の付箋を使う
- 時限があるものはスマホの裏に貼る
- 時限はあるがそれなりにゆるいものはデスクに貼る
- 手の甲にマジックで書く
あたりではないかと思う。そしてこれらは上から下へいくに従って「絶対に忘れてはいけない」重要度が重くなりがち、ということになる。手の甲に書くやつが、もっとも重要な、忘れてはいけないタスクということになる。
とはいえ、こういった多段構成にしていると、
- いざタスクが生まれたとき、どの手段でそれを記録するか迷う
- 重要度が高いか低いか、その時点で判断がつきかねるものがわりと多い
- 迷った挙げ句、記録自体を失念してしまうことも
- いくら超絶大事だからといっても手の甲に書いたらリマインドしてくれるわけではないので、複数の手段で記録しがち
- 手の甲に書いても忘れるときはスパッと忘れていることがある
- どれも大事だからといって手の甲にばかり書く
- アルコール消毒などで崩壊する
といったデメリットも生まれてしまいがちだ。
「あ、あれやらなくちゃいけなかったんだ！」と気づいてから「スマホでカレンダーアプリを～」などとやっていると、すぐさま他の事象が生じたりして、いざ記録する段になると「いや、でも、これはカレンダーじゃなくてToDoでいいか？」などと迷ってしまい、そしてまた他の事象が生じて、なんだかんだで記録を忘れる、みたいなケースが、まあアラフォーになったという事実も含めて増えてきた。
そこで、色々考察した挙げ句、多段構成があまり良くないのではないか、というのに気づいて、以下のようにしてみることにした。
- タスクが生まれたら、重要度はさておきToDoアプリAか紙媒体の付箋に記録する
- じっくり時間を取れるタイミングになったら、ToDoアプリAおよび付箋を整理する
- 数日後とか数週間後、または繰り返しの予定はカレンダーへ
- 忘れちゃダメ系のやつは念入りにリマインドを設定しとく（3段階）
- いつやってもいい系のやつはToDoアプリBへ
- だいたいこれくらいまで終わればいいかな的なものは日付も入れとく
- すぐやったほうがいいタイプのものは紙媒体の付箋へ
- 「すぐやったほうがいいタイプのタスクをまた別な手段で記録する」ということ自体がタスクになってしまうのを防ぐ
- 「これは付箋に書いて付箋を取り回すベースでやったほうがいいな」と思うものも付箋に書いておく（買い物なんかは結局紙媒体の付箋が便利ということが多い）
- 終わったら丸めてポイできるのでわかりやすい
- 数日後とか数週間後、または繰り返しの予定はカレンダーへ
- 振り分けたらToDoアプリAから削除し、ToDoアプリAはまっさらな状態にする
- 紙媒体の付箋に記録したやつをすぐ片付ける
手の甲はリマインドもしないし消すのも面倒なので除外し、紙かToDoかカレンダーか、という3つで縛ることにした。どうしても忘れたくないものは手首に付箋を貼ってゴムで留めるといった方法も有り得そうだが、まだ試してはいない。
じっくりとタスクを整理する時間はある程度必要だが、それ自体が重いタスクになることは避けたい。振り分けたらあとは頭から消して、リマインドされたタイミングや、任意のタイミングでタスクを消化すればいい、というところから、このようになった。
重要度としては「紙の付箋が激ヤバ鬼マスト、あとは別にいつでもいいか、カレンダーベース（≒日付単位）で管理すべきもの」という感じの分け方になっている。こうすると「激ヤバ鬼マストだけ爆速で消化すればとりあえず今の今はよし」ということになって、わりと考え方としてシンプルと思う。
じっくりとタスクを整理する時間を取るまでもなく、本当に激ヤバ鬼マストでただちにやるべきことは直接付箋に書けばいい、というふうにもできているので、ルールが破綻しにくい。とりあえず付箋を消化して「あれ、これ別に後でもいいな」と思ったものがあるのなら、それを振り分ける作業をそのタスクとしてやればいいだけである。
スマホを最大限活用しつつ、それでも紙媒体の方が優れているケースもあるので、うまく併用すれば、長期的・中期的・短期的なタスクのどれにも対応できるのではないかと思う。習慣化しやすいように付箋の位置を固定したり、スマホの裏に紙媒体の付箋とペンを貼っておく、などの方法も即効性があってよい。
